Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7 (495) 980-97-90 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 449-45-96 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 700-99-56 (бесплатно)

Законная «подделка» подписи < Новости и тренды

Разное

Проверка проекта документа

Служба делопроизводства (или секретарь) организации осуществляет нормоконтроль качества составления и оформления официальных документов, проекты которых готовят исполнители в структурных подразделениях. Эта функция должна быть закреплена в положении о подразделении (или должностной инструкции секретаря1).

Нормоконтроль проекта документа служба делопроизводства осуществляет по следующему примерному алгоритму:

  • просматривается и оценивается текст: его грамотность и соответствие требованиям делового стиля русского литературного языка, исправляются выявленные грамматические и синтаксические ошибки, стилистические неточности, которые не были учтены исполнителем в процессе согласования проекта (или были просто проигнорированы им);
  • анализируется заголовочная часть, в которой оформляются реквизиты организации – автора документа. Оценивается правильность применения бланка того или иного вида;
  • проверяется правильность оформления двух атрибутов реквизита «подпись», которые появляются в проекте документа до его подписания: наименование должности и расшифровка подписи (фамилия с инициалами). Здесь обращается внимание на полномочия вписанного должностного лица подписывать подобные документы. Важно в каждом документе отслеживать логическую взаимосвязь реквизитов автор – текст – подпись, отвечая на вопрос: имеет ли право то должностное лицо, наименование должности и расшифровка подписи которого указаны в проекте документа, принимать решения, сформулированные в тексте документа от имени его автора.

Оформление перечисленных реквизитов обычно сверяется с требованиями Инструкции по делопроизводству организации, в которой, как правило:

  • закреплены положения пока еще действующего ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», или
  • напрямую сделана отсылка к тексту этого стандарта, чтобы иметь возможность отвечать на «риторический» вопрос: «А где это прописано?»

Обратите внимание, что с 1 июля 2017 года на смену ГОСТ Р 6.30-2003 приходит ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Поэтому далее в статье мы будем сравнивать рекомендации этих стандартов.

Только корректный документ передается на подпись уполномоченному руководителю. Дата и индекс оформляются службой делопроизводства после проставления им личной подписи.

Документ приобретает юридическую силу после оформления всех идентификационных реквизитов: автор, дата, индекс, текст, подпись.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

13) автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ…

57) подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.

58) подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.

Ситуация подписания документа несколькими должностными лицами рассматривается действующим ГОСТ Р 6.30-2003 и новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 одинаково.

Еще по теме  Какие нужны документы для смены фамилии после замужества

Это могут быть подписи неравнозначных должностных лиц одной организации, тогда они располагаются в иерархическом порядке.

Например, гарантийное письмо всегда подписывается не только руководителем организации, но и ее главным бухгалтером. Оно может оформляться на бланке или без его применения.

Пример 19

Подписи на бланке письма организации

Пример 20

Подписи на документе, оформляемом не на бланке

Пример 21

Подписи на совместном документе

Это же правило соблюдается при подписании договора. Только перед подписями еще указываются «родовые» слова, введенные в преамбуле и используемые далее в документе в качестве условных сокращенных имен сторон договора (например, «Заказчик» и «Исполнитель» или «Покупатель» и «Поставщик»). См. Пример 18.

И, наконец, в актах, которые составляются коллегиально комиссией, предусматривается, что вместо наименования конкретных должностей членов комиссии там оформляется их статус («роли», полномочия) в составе комиссии, которые определяются в приказе (распоряжении) о ее создании.

И в качестве заключения совет: в связи со вступлением в силу с 1 июля 2017 года нового стандарта на оформление организационно-распоряди-тельных документов не забудьте подготовить необходимые изменения в Инструкцию по делопроизводству вашей организации. В оформлении подписи, как видите, существенных изменений не произойдет.

Желаем успехов!

на

Электронная подписка за 8400 руб.Печатная версия за YYY руб.

Порядок использования

Искусственное воспроизведение подписи создано для облегчения процесса бумаготворчества, поэтому не должно стать проблемой. Её можно избежать, если предусмотреть определённые пункты использования:

  • оговорить процедуру изготовления подписи-печати;
  • закрепить перечень бумаг для её использования;
  • назначить ответственных, ограничив доступ сторонних лиц;
  • обеспечить своевременное уничтожение факсимиле в случае увольнения руководства или ответственного сотрудника;
  • определить способ хранения и перемещения;
  • организовать контроль и учёт подписанных таким образом документов.

Личная подпись – это всегда гарантия ответственности, поэтому, прежде чем ввести в обиход факсимиле, руководителю необходимо издать приказ о порядке использования.

Составные элементы подписи

Оба стандарта по оформлению организационно-распорядительных документов (еще действующий ГОСТ Р 6.30-2003 и новый ГОСТ Р 7.0.97-2016) говорят о том, что реквизит «подпись» состоит из следующих атрибутов:

  • наименование должности лица, подписавшего документ;
  • собственноручная подпись;
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

В качестве наименований должностей используются «родовые» слова, например: начальник отдела, начальник управления, генеральный директор, директор института, председатель правления, заместитель генерального директора, заместитель директора по административно-организационной деятельности, коммерческий директор, руководитель службы, директор департамента и т.п. Наименование должности оформляется с прописной буквы от границы левого поля.

Новый ГОСТ, как и прежний, рекомендует в подписи инициалы ставить перед фамилией, а также отказаться от использования каких-либо скобок и косых черт.

Пример 1

Сокращенное наименование должности в подписи

Пример 2

Сокращенное наименование должности в подписи

Пример 3

Сокращенное наименование должности в подписи

Еще по теме  Пособие по уходу за ребенком до 1.5 лет в 2020 году Консультант Плюс

Основное назначение факсимильной печати – максимально точно передать графические особенности оригинальной подписи. Поэтому, чтобы создать клише, отвечающее таким требованиям, нужно иметь большой талант, опыт, надлежащее оборудование.

Но главное – заказчик должен быть уверен в надёжности изготовителя. Личная подпись возлагает большую ответственность на тех, кто её ставит, и тех, кто проверяет подлинность. Поэтому заказывать приспособление необходимо в проверенной компании. Среди таких – «ПростоПечати», с которой сотрудничают большие и малые организации, частные предприниматели – все, кто хочет оптимизировать рабочий процесс.

Виды оснастки факсимильных печатей

Удобство пользования печатью зависит от того, каким способом поступает краска на клише. Оснастка может быть ручной, автоматической, карманной и премиум.

Наиболее популярный вариант – с ручным нанесением красящего вещества, которое заправляется в штемпельную подушку. Это экономически выгодное решение для случаев оформления малого количества документов.

Если работу нужно выполнить быстро и в больших объёмах, то лучше использовать автоматическую оснастку. Здесь краска заправляется в специальный отсек, из которого равномерно, по мере необходимости поступает на клише.

Когда нужно брать факсимиле на выезд, то не обойтись без карманной автоматической модели. Уникальный дизайн, например, в виде компьютерной мыши, делает невозможным протекание или высыхание чернил, а потому переносить такую печать можно даже в кармане.

В некоторых случаях важна не только функциональность, но и презентабельный внешний вид. Модели премиум-класса могут стать хорошим декоративным элементом кабинета руководителя.

Каждый из вариантов имеет свои преимущества. Однако главное предназначение – облегчение канцелярского труда – все они выполняют одинаково хорошо.

Для изготовления оснасток используют различные материалы, которые не влияют на качество оттиска: дерево, пластик, металл.

Звания, чины и ученые степени

Если подписант имеет воинское или почетное звание, дипломатический ранг, классный чин, категорию или звание государственной гражданской службы, ученое звание или степень и т.п., то их наименования указываются после наименования должности через запятую и оформляются со строчной буквы, например: генерал-лейтенант; полковник;

В случае необходимости при оформлении званий применяются общепринятые и условные сокращения, например: академик РАН; декан факультета, д.и.н.; завкафедрой, профессор и т.п.

Пример 4

Сокращенное наименование должности с добавлением звания

Пример 5

Сокращенное наименование должности с добавлением звания

Пример 6

Сокращенное наименование должности с добавлением ученой степени

Полное или сокращенное наименование должности

Как указывать должность (полностью или сокращенно) зависит от того, оформляется ли документ на соответствующем бланке.

По ГОСТ Р 7.0.8-2013 бланк документа – это лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Бланк документа может быть не только у организации, но и у ее подразделения или должностного лица (соответственно, данные о них вынесены на бланке в заголовочную часть), тогда в подписи их повторять не надо (см.

Пример 7

Сокращенное указание должности на бланке организации

Еще по теме  Главное раздела Затопили
Пример 8

Сокращенное указание должности на бланке структурного подразделения

Пример 9

Отсутствие должности в подписи на бланке должностного лица

В Примерах 7–9 наглядно показано – чем больше сведений об авторе документа в бланке, тем меньше их остается в реквизите «подпись».

Законная «подделка» подписи < Новости и тренды

А Примеры 10–13 демонстрируют, что при полном указании должности в нее включается наименование организации, которая является автором документа и от имени которой имеет право действовать подписант (уполномоченное должностное лицо). Если же существуют официальные сокращения этого наименования (в уставе организации, в положении, в ЕГРЮЛ и т.п.), то их можно использовать.

Пример 10

Полное указание должности в подписи на документе, оформленном не на бланке

Пример 11

Полное указание должности в подписи на документе, оформленном не на бланке

Пример 12

Полное указание должности в подписи на документе, оформленном не на бланке

Пример 13

Полное указание должности в подписи на документе, оформленном не на бланке

Подписание при исполнении чужих обязанностей

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 (в отличие от предыдущего ГОСТ Р 6.30-2003) устанавливает правила оформления реквизита «подпись» в случае, когда документ подписывается лицом, исполняющим обязанности уполномоченного руководителя или иного должностного лица. Предусматривается, что статус, дающий право подписания документа, оформляется документально.

Пример 14

Подпись временно исполняющего обязанности

Пример 15

Подпись временно исполняющего обязанности

Ранее действовавшие методические рекомендации об оформлении подписи при исполнении «чужих обязанностей» стали правилом в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.22):

  • не допускается ставить косую черту или предлог «за» перед наименованием должности;
  • исправления в наименование должности и расшифровку подписи в уже подготовленный и согласованный проект документа допускается вносить от руки или с применением соответствующих штампов, причем без зачеркиваний заранее оформленных атрибутов реквизита «подпись»:
Пример 16

Если подписывает не то лицо, которое указано в проекте документа

В Примере 16 за генерального директора Иванова документ подписывает коммерческий директор Петров. Для доказательства правомочности временного исполнения обязанностей может потребоваться предъявление приказа об этом (или его заверенной копии).

Пример 17

Если в проекте документа есть возможность сразу указать должность и Ф.И.О. замещающего лица

Обратите внимание, что в преамбуле договора указываются лица, подписывающие этот документ. Если нет возможности впечатать реального подписанта в проект договора, то нужно будет сделать исправления не только в реквизите «подпись», но и в преамбуле (см. Пример 18). Подписанты могут указываться в тексте и других документов (например, в актах), с ними нужно будет поступить аналогично.

Пример 18

Преамбула и подпись на договоре (если исправления приходится вносить «в полевых условиях»)

Оцените статью
Юридическая помощь
Добавить комментарий

Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.

Adblock detector